INFORMACJA DLA KLIENTÓW DOTYCZĄCA OCHRONY PRYWATNOŚCI

Firma Aaxe Titres-Services* z siedzibą pod adresem Avenue de Tervueren 124, 1150 Bruksela, Belgia (zwana dalej „Aaxe Titres-Services”), działając w charakterze administratora danych osobowych, przetwarza i wykorzystuje dane osobowe potencjalnych klientów oraz klientów (zwanych dalej wspólnie „Klientami”) zgodnie z przepisami z zakresu ochrony danych osobowych, a w szczególności rozporządzenia europejskiego 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., czyli ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (zwanego dalej „RODO”). Niniejsza informacja dotycząca ochrona prywatności ma na celu wyjaśnienie, w jakim celu i w jaki sposób Aaxe Titres-Services gromadzi dane osobowe swoich Klientów (zwane dalej „dane Klientów”), w jaki sposób je chroni oraz przez jaki okres takie informacje są przechowywane. Nie narusza ona przepisów szczególnych z tego zakresu zawartych w innych dokumentach.

[* Aaxe-titres-services: „Grupa” spółek sprl (société privée à responsabilité limitée – spółka prywatna z ograniczoną odpowiedzialnością) AAXE-T.S. sprl, nr przedsiębiorstwa 885.284.455; AAXE sprl, nr przedsiębiorstwa 879.869.479; AAXE-A.M. sprl, nr przedsiębiorstwa 887.999.168; AAXE-CLASS sprl, nr przedsiębiorstwa 811.628.197; AAXE-CLEAN sprl, nr przedsiębiorstwa 897.264.945; AAXE-NET sprl, nr przedsiębiorstwa 897.265.143; AAXE-PROP sprl, nr przedsiębiorstwa 811.627.506; AAXE-PUR sprl, nr przedsiębiorstwa 834.893.450; Brightnet sprl, nr przedsiębiorstwa 847.582.238]

W jakim celu Aaxe Titres-Services przetwarza dane Klientów?

Aaxe Titres-Services przechowuje i przetwarza dane Klientów w formie elektronicznej i nieelektronicznej w celach administracyjnych, marketingowych oraz w celach zarządzania Klientami ze szczególnym uwzględnieniem następujących czynności, które nie wyczerpują wszystkich możliwości: przetwarzanie i odpowiadanie na wszelkie formy komunikacji, żądania i wnioski składane przez Klientów do Aaxe Titres-Services (w tym składane za pośrednictwem strony internetowej) lub będące kontynuacją pierwszego kontaktu z Aaxe Tires-Services, przetwarzanie informacji dotyczących sprzedaży (zrealizowanej lub potencjalnej) produktów i/lub usług Aaxe Titres-Services oraz wysyłanie Klientom wyciągów i faktur, dostarczanie Klientom newsletterów i innych informacji marketingowych, przeprowadzanie ankiet i badań rynkowych, ulepszanie produktów i/lub usług Aaxe Titres-Services oraz rozwiązywanie sporów.

Jakie są podstawy prawne przetwarzania danych Klientów?

Dane Klientów przetwarzane są na podstawie jednej lub kilku poniższych podstaw prawnych:

w celu zawierania umowy sprzedaży lub innej umowy z Klientem i zarządzania wykonaniem tej umowy, w tym w celu wystawiania faktur;
w celu dostosowania się do obowiązujących Aaxe Titres-Services obowiązków ustawowych (np. dotyczących kwestii podatkowych itp.);
w ramach uzasadnionego interesu Aaxe Titres-Services i/lub podmiotów trzecich, które w opinii Aaxe Titres-Services również mogą posiadać go wobec Klientów, tj. na przykład – ale nie tylko – marketing bezpośredni i analiza danych;
na podstawie zgody danego Klienta (np. na udział w ankiecie). Klient może w każdej chwili wycofać zgodę, przyjmuje jednak do wiadomości, że nie wpływa to na legalność przetwarzania dokonywanego na podstawie tej zgody przed jej wycofaniem.

Jakie są kategorie przetwarzanych danych Klientów?

Dane Klientów są to wszelkie dane osobowe dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. W ramach wyżej wymienionych celów dane osobowe mogą obejmować następujące kategorie: dane identyfikujące osobę, takie jak nazwisko i adres, dane umożliwiające identyfikację elektroniczną, takie jak adres e-mail i numer telefonu, informacje osobiste, takie jak data urodzenia, język, obywatelstwo i płeć, numer identyfikacyjny Sodexo, finansowe dane identyfikacyjne (numery kont bankowych), zwyczaje konsumpcyjne (ilość produktów i usług, akcje promocyjne, działania podejmowane w przypadku wypadków itp.), udział w zdarzeniach (w tym również członków rodziny), dane uzyskane z ankiet.

Skąd pochodzą dane Klientów?

Wstępne dane dotyczące danej osoby są przekazywane w chwili, gdy Klient nawiązuje kontakt z Aaxe Titres-Services. Firma Aaxe Titres-Services również może nawiązać kontakt z Klientem w celach marketingowych w przypadku, gdy nie otrzymała od tego Klienta wstępnych danych, ale inne osoby przekazały jej jego dane kontaktowe. W ramach stosunków z Aaxe Titres-Services Klient dostarcza informacji dodatkowych (np. informacji niezbędnych do świadczenia usług). W przypadku, gdy Klient nie dostarczy informacji wymaganych przez prawo lub umowę, Aaxe Titres-Services może podjąć decyzję o niezawieraniu umowy lub rozwiązaniu jej. Również w przypadku, gdy Klient nie dostarczy pozostałych informacji, nie będzie mógł korzystać z wynikających z tego korzyści. Na przykład, jeśli Klient nie zechce udostępnić firmie Aaxe Titres-Services swojego adresu e-mail, nie będzie otrzymywał newslettera Aaxe Titres-Services. Aaxe Titres-Services może również otrzymywać dane dotyczące Klienta od innych Klientów, dostawców lub, ogólnie, od innych podmiotów, z którymi Klient wymienił dane w ramach stosunków z Aaxe Titres-Services.

Kto ma dostęp do danych Klientów?

W wyżej wymienionych celach, dane osobowe mogą być rozpowszechniane oraz potencjalnie przetwarzane przez:

samych Klientów lub osoby do tego upoważnione;
pracowników Aaxe Titres-Services, w przypadku gdy istnieje potrzeba ustalenia danych osobowych;
osoby i jednostki prawne związane bezpośrednio z Aaxe Titres-Services, takie jak spółki zależne i wydawcy titres-services (czeków usługowych);
organy publiczne zgodnie z obowiązującymi przepisami, np. organy podatkowe;
usługodawców oraz innych doradców zawodowych Aaxe Titres-Services, w przypadku gdy istnieje potrzeba ustalenia takich danych, np. towarzystwa ubezpieczeniowe i dostawcy usług informatycznych.Czy dane Klientów są przekazywane poza kraj ich zamieszkania?

Z reguły dane przechowywane są na terytorium Belgii. Niektóre informacje dotyczące Klientów mogą być przekazywane za granicę, jednak zawsze jest to związane z zarządzaniem działalnością Aaxe Titres-Services. W przypadku przesyłania danych poza terytorium Unii Europejskiej Aaxe Titres-Service ustanowi zabezpieczenia dostosowane do wytycznych RODO.

Przez jaki okres dane Klientów są przechowywane?

Dane osobowe Klientów nie będą przechowywane dłużej, niż jest to konieczne do opisanych powyżej celów. Dane osobowe dotyczące osób, które mogą być potencjalnymi Klientami, nie są przechowywane dłużej, niż przez zwykły okres przyjęty dla podobnych działań, czyli z reguły maksymalnie rok po zakończeniu takich działań. Zwyczajowo – z zastrzeżeniem odmiennych przepisów dla niektórych danych szczególnych – dane Klientów są przechowywane przez okres trwania umowy oraz po jej wygaśnięciu lub zakończeniu, dopóki Aaxe Titres-Services ponosi za nie odpowiedzialność ustawową, w którym wykorzystywanie danych Klientów może być istotne, z uwzględnieniem mających zastosowanie terminów przedawnienia oraz ustawowego obowiązku przechowywania.

W jaki sposób chronione są dane Klientów?

Aaxe Titres-Services dokłada wszelkich starań, by przechowywać i chronić dane Klientów przed utratą, rozpowszechnianiem i nieupoważnionym dostępem.

Jakie są prawa osób i z kim mogą się one kontaktować?

Osoby, których dane osobowe są gromadzone i przetwarzane jako dane Klientów – pod warunkiem, iż udowodnią w sposób wystarczający swoją tożsamość – mają w każdej chwili prawo do kontaktowania się z firmą Aaxe Titres-Services w celu:

uzyskania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania lub usunięcia;
ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych lub wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych (np. w celach marketingu bezpośredniego);
otrzymania danych osobowych, które udostępniły, w formacie ustrukturyzowanym, powszechnie stosowanym i nadającym się do odczytu maszynowego, jak również przekazania ich innemu administratorowi danych, gdy były one przetwarzane na podstawie wyrażonej przez nie zgody i/lub wykonywanej umowy;
otrzymania informacji uzupełniających dotyczących zabezpieczeń w przypadku międzynarodowego przekazywania danych;
złożenia reklamacji w Autorité belge de Protection des Données (Belgijskim Urzędzie Ochrony Danych) lub w innym organie kontrolnym UE w przypadku, gdy uznają, że firma Aaxe Titres-Services nie działała zgodnie z przepisami z zakresu ochrony danych osobowych.
Osobą wyznaczoną do kontaktów w Aaxe Titres-Services jest koordynator ds. przepisów RODO i ochrony danych osobowych, Pan DELANDER Bruno.
Z koordynatorem można kontaktować się:
drogą pocztową lub osobiście po wcześniejszym ustaleniu spotkania z Panem DELANDER Bruno pod adresem c/o AAXE, Avenue de Tervueren 124, 1150 Woluwe-Saint-Pierre – Bruksela;
drogą elektroniczną pod adresem: bruno.delander@aaxe.be;
telefonicznie pod numerem telefonu: 02 770 70 68 wewn. 148.

Osoby zainteresowane mogą kontaktować się w celu otrzymania dodatkowych informacji lub dochodzenia swoich praw dotyczących ochrony danych osobowych przetwarzanych przez administratora danych.

Zmiany

Aaxe Titres-Services może w każdej chwili dokonywać w niniejszej informacji zmian dotyczących prywatności, w przypadku gdy jest to konieczne, w szczególności w celu zapewnienia zgodności ze zmianami w przepisach lub z wymogami wprowadzanymi przez organy odpowiedzialne za ochronę prywatności.

Polityka prywatności